金曜の夜11時、「鍵をなくして部屋に入れない」。賃貸管理会社の電話、誰が取りますか

金曜の夜11時。都内のワンルームに住む会社員が、飲み会の帰りにかばんの中を探しても、鍵が見つかりません。契約の時にもらった「入居のしおり」の番号に電話をかけると、つながったのは外部の窓口で、「担当部署から折り返します」。折り返しを待つ間、その人はコンビニの前で、スマートフォンで鍵の業者を検索し始めます。

月曜の朝、管理会社の事務所の電話は9時から鳴り続けます。入居者から「週末に鍵の業者を呼んだら3万円かかった。払ってもらえるのか」。オーナーから「先月の家賃の入金はいつになるか」。仲介会社から「この部屋、まだ申し込みは入っていませんか」。工事の協力会社から「明日の立ち会いは何時からか」。担当者は、受話器を置く前に次の電話が鳴っています。

「事務所の人を増やせばいい」。そう考えたくなりますが、帝国データバンクの2026年7月の調査では、正社員が足りないと答えた企業は51.3%。電話を受けながら、退去の立ち会いや工事の手配をこなせる人は、どの管理会社でも取り合いになっています。

この記事の要点

• LeadsiaのAI受付SOPHIAは、賃貸住宅の管理会社の電話を、夜も休日も24時間受けられます。
• 入居者・オーナー・仲介会社・協力会社を最初に聞き分け、物件名と部屋番号をそろえて、それぞれの担当へ届けます。
• 鍵を開けること、費用の負担、契約の判断はせず、判断は担当者が行います。
• 月額39,800円（130件まで・税込）から、初期費用0円。2週間の無料トライアルがあります。

数字で見る、賃貸管理会社の電話の実情

賃貸住宅管理業の登録業者は、全国で10,197社

国土交通省によると、賃貸住宅管理業法にもとづく管理業者の登録は、2025年度末の時点で10,197社です。管理戸数が200戸以上の会社には、この登録が義務になっています。

民間の賃貸住宅の約8割は、管理会社に任されている

国土交通省の調査では、民間の賃貸住宅は約1,468万戸、そのうち約1,174万戸がオーナーから管理会社への委託で管理されています。入居者が困った時にかける番号は、多くの場合、オーナーではなく管理会社の番号です。

オーナーが一番困っているのは「どこまでやってくれるのか分からない」

国土交通省の2023年度の調査で、オーナーに管理業者とのトラブルの内容を尋ねると、「管理業者が、どこまで対応してくれるのかよくわからない」が最も多い回答でした。電話がつながらない、折り返しが来ない、という経験は、そのままこの不安につながります。

夜と休日の電話番は、働き方のルールとも関わる

残業には法律で上限があり、原則は月45時間・年360時間です。勤務の終わりから次の始まりまでの休息（勤務間インターバル）や、勤務時間外の連絡に応じなくてよいとする考え方（いわゆる「つながらない権利」）は、厚生労働省の研究会でも取り上げられ、議論が続いています。夜間の当番を社員の持ち回りで続ける形は、続けるほど人が残りにくくなります。

賃貸管理会社の一本の電話に、混ざっているもの

管理会社の番号には、立場の違う四者が電話をかけてきます。

1. 入居者：鍵をなくした、お湯が出ない、水が漏れている、エアコンが動かない、隣の部屋がうるさい、解約したい
2. オーナー：家賃の入金、修繕の見積の確認、空室の募集の様子、確定申告の書類、売却や買い増しの相談
3. 仲介会社：募集中の部屋の空き、内見の段取り、申し込みの状況
4. 協力会社：工事や清掃の日程、立ち会いの時間、鍵の受け渡し

1は夜と休日に多く、急ぎのものが混ざります。2は管理を任せてくれている側からの電話で、3は空室を埋めるための電話です。どの電話も、物件名と部屋番号が最初にそろわないと、担当者は調べるところから始めることになります。

賃貸管理会社の電話と、AI受付の相性

1. 最初に聞くことが、決まっている

どなたからの電話か、物件名、部屋番号、お名前、ご用件。管理会社の電話は、この順で伺えば、誰に回すべきかが決まります。全件を同じ順で受けると、担当者は折り返す前に状況が分かります。

2. 答えてよいことと、答えてはいけないことの線が、はっきりしている

ごみの出し方、解約の手続きの場所、家賃の振込日のように、決まっていることは管理画面に入れておけばお答えできます。費用の負担や契約の判断は、担当者が行います。線がはっきりしている仕事ほど、受付を任せやすくなります。

3. 言った、言わないが、記録に残る

「金曜の夜に連絡した」「その時に業者を呼んでよいと言われた」。入居者とのやり取りは、後で費用の話になることがあります。SOPHIAは通話ごとに録音・文字起こし・要約を残し、担当者もオーナーへの報告に同じ内容を使えます。

SOPHIAが、賃貸管理会社でする仕事

1. お電話が終わるとすぐに、録音・文字起こし・要約がお手元に届きます。担当者は、退去の立ち会いの合間に、誰から何の電話があったかを読めます。
2. 夜と休日の入居者の電話を受け、物件名・部屋番号・お名前・ご用件を伺います。入居者は、「折り返します」だけで待たされずに済みます。
3. 急ぎの基準に当てはまる電話は、当番の担当者と緊急連絡先の全員へすぐ知らせます。営業時間内は担当者へおつなぎします。
4. オーナーからの電話は、お名前と物件名を伺い、担当の営業の通知先へ振り分けます。家賃の入金日のように決まっていることは、御社の登録した情報の範囲でお答えします。
5. 仲介会社からの電話は、会社名・物件名・部屋番号・内見のご希望を伺い、募集の担当へ振り分けます。
6. 解約のお申し出には、御社の決まった手続きの場所（HPの解約のお手続きなど）をお伝えし、お申し出があったことを担当者に知らせます。
7. 協力会社からの日程の連絡は、物件名と作業の日時を伺い、工事の担当の通知先へ届けます。
8. 御社専用の03番号で、設定済みの2週間無料トライアルをご用意します。今の番号からの転送でも試せます。

SOPHIAの会話イメージ

実際の話し方は、Leadsiaの代表番号 03-6899-5243 でお確かめいただけます。

会話1：金曜の夜11時、鍵をなくして部屋に入れない

SOPHIA：お電話ありがとうございます。〇〇管理サービスでございます。

お客様：住んでいる部屋の鍵をなくしてしまって、入れないんです。

SOPHIA：それはお困りですね。当番の担当者にすぐお知らせします。お住まいの建物の名前を伺ってもよろしいでしょうか。

お客様：〇〇南大塚です。

SOPHIA：〇〇南大塚でございますね。お部屋の番号を伺えますでしょうか。

お客様：402です。

SOPHIA：4、0、2号室でございますね。

お客様：はい。

SOPHIA：ありがとうございます。ご契約者様のお名前を伺ってもよろしいでしょうか。

お客様：タカハシです。

SOPHIA：タカハシ様でございますね。

お客様：はい。

SOPHIA：ありがとうございます。今は、建物の前にいらっしゃいますか。

お客様：はい、エントランスの前です。

SOPHIA：承知いたしました。ご連絡のつくお電話番号をお願いできますでしょうか。

（番号を区切って復唱して確かめる）

SOPHIA：ありがとうございます。当番の担当者に、今すぐお知らせいたします。鍵の業者のご案内と費用については、担当の者から、このお電話番号へご連絡いたします。

会話2：オーナーから、修繕の見積の確認

SOPHIA：お電話ありがとうございます。〇〇管理サービスでございます。

お客様：オーナーのモリタです。持っている部屋の給湯器の交換の見積が届いたので、その件で。

SOPHIA：ありがとうございます。モリタ様でございますね。

お客様：はい。

SOPHIA：ありがとうございます。物件の名前と、お部屋の番号を伺えますでしょうか。

（物件名・部屋番号・見積の件名を伺う）

SOPHIA：担当の営業へおつなぎいたします。少々お待ちください。

（営業時間内は担当の営業へ取次転送。時間外は担当の通知先へ届け、翌営業日に担当者からご連絡）

会話3：仲介会社から、募集中の部屋の問い合わせ

SOPHIA：お電話ありがとうございます。〇〇管理サービスでございます。

お客様：〇〇不動産のヨシダです。募集中の〇〇南大塚の205号室、内見はできますか。

SOPHIA：ありがとうございます。〇〇不動産様の、ヨシダ様でございますね。

お客様：はい。

SOPHIA：ありがとうございます。〇〇南大塚の、2、0、5号室でございますね。

お客様：そうです。

SOPHIA：内見のご希望の日と、午前・午後などの時間帯を伺えますでしょうか。

（以下、ご希望の日時とお電話番号を伺い、募集の担当へ。申し込みの状況と内見の日時は、担当者から確定のご連絡）

AIに任せないこと、ご相談になること

鍵を開けるかどうかと本人の確認、修繕の費用を入居者・オーナー・管理会社のどこが負担するか、解約や更新の条件、騒音の相手への対応。こうした判断は、担当者が行います。SOPHIAは、判断に要る情報を聞き取って渡すところまでを受け持ちます。

• 鍵を開けること、暗証番号やキーボックスの番号をお伝えすることはしません。
• 修繕の費用の負担、敷金の精算、解約や更新の条件の判断はしません。
• 騒音の相手の部屋への連絡や注意はしません。担当者が判断します。
• 御社の物件管理の仕組みとのつなぎ込みは、ご相談になります。ご相談と可否のお答えは無料です。

賃貸管理会社でAI受付を使う、良い点と気になる点

任せる側が挙げる理由

1. 夜と休日の入居者の電話を、「折り返します」で止めずに、用件まで聞き取れる
2. 物件名・部屋番号・お名前が、最初の電話でそろって届く
3. オーナーの電話を、担当の営業へその場で振り分けられる
4. 仲介会社からの空きの問い合わせを、担当者の手を止めずに受けられる
5. 入居者とのやり取りが記録に残り、費用の話になった時に確かめられる

ためらう側が挙げる理由と、Leadsiaの答え

1. 「鍵を開けてと言われたら、AIはどうするのか」 鍵を開けることも、暗証番号やキーボックスの番号をお伝えすることもしません。お名前と部屋番号を伺い、御社の決まり（提携の鍵業者の案内、本人確認の方法）に沿って、当番の担当者へすぐ知らせます。

2. 「本当に急ぎかどうかを、AIが見分けられるのか」 SOPHIAは見極めの判断をしません。御社が決めた急ぎの基準（水が止まらない、部屋に入れない、火災報知器が鳴っている等）に当てはまるかを聞き分け、当てはまれば当番と緊急連絡先へすぐ知らせます。

3. 「オーナーの電話は、人が受けたい」 平日の営業時間は人が受け、夜と休日、話し中であふれた電話だけをSOPHIAへ転送する形で使えます。オーナーからの電話は、担当の営業へ取次転送することもできます。

4. 「募集中の部屋の空きを、間違って答えないか」 答えるのは、御社が設定に入れた募集中の部屋の情報の範囲だけです。申し込みが入ったかどうかのように日々変わることは、担当者からのご連絡に回します。

5. 「入居者の名前や部屋番号を、外に出して大丈夫か」 アクセスできるのは、御社のアカウントと当社が選任した管理者だけです。通話データをAIの学習に使うことはありません。

6. 「今の番号を変えたくない」 今の番号から転送する設定で、番号はそのまま使えます。入居者向けとオーナー向けの番号をどちらも一つのSOPHIAへ転送し、どなたからのお電話かを会話の中で伺って、知らせる先を振り分けることもできます。

Leadsiaの考え

「入居者の電話はコストで、売上はオーナーから来る」。この業界には、そんな思い込みがあります。でも、オーナーが管理会社を選び直す時に見ているのは、入居者が困った夜にその会社がどう動いたかです。入居者が長く住めば空室が減り、オーナーの手取りが守られます。夜11時に部屋に入れない入居者への一本の対応が、オーナーとの次の更新につながっています。私たちは、入居者の電話こそ、管理会社がオーナーに見せられる仕事の中身だと考えています。

電話の受け方の比較：人に任せる場合、機械に任せる場合

人に任せる場合（受付を雇う・電話代行・コールセンター）

人件費は、2026年度の最低賃金の全国加重平均1,177円で試算しています（1,177円×8時間×21日＝197,736円。24時間365日を人で埋めるには月約730時間が要り、1,177円×730時間＝約86万円。社会保険料・求人費・深夜の割増は含みません）。相場の出どころは、電話代行とコールセンターがPRONIアイミツ、次の表の自動音声がBOXILの公開記事です。

機械に任せる場合（留守番電話・自動音声）

夜間・休日の入居者の電話だけを外部の窓口に任せる形もあります。たとえば、管理している1戸あたり月額40円で、夜間と休日の入居者の電話を受けるサービスの例があります（全国不動産協会東京都本部の会員向けの案内、2021年）。管理戸数が少ない会社には向いていますが、管理戸数が増えるほど月額も増え、平日のオーナーや仲介会社の電話は受け持ちません。

留守番電話や自動音声より、SOPHIAは高くなります。その代わり、夜11時に部屋に入れない入居者が、録音のメッセージだけを聞いて検索に流れることがなくなります。オーナーも仲介会社も、番号を押し分けずに、一度の電話で用件を言い終えられます。担当者は、物件名と部屋番号のそろった知らせを見て、そのまま動けます。

入居者・オーナー・仲介会社の電話を合わせて月に800件近くある会社は、Primeプラン（月額198,000円・800件まで・同時5回線）が向いています。

設定例（〇〇管理サービスの場合）

都内の駅に近いワンルームマンションを中心に、数万戸の賃貸住宅を管理する会社。オーナーは個人の投資家が中心。入居者向けには通話料無料の窓口があり、事務所の電話は平日の9時〜18時。解約のお手続きはHPのフォームで受け付けている。

1. 基本方針

• 入居者向けの窓口の番号は24時間SOPHIAが受ける。事務所の番号は、夜と休日、話し中であふれた電話をSOPHIAが受ける。
• 最初に、入居者・オーナー・仲介会社・協力会社のどなたからのお電話かを伺う。
• 入居者からは、物件名・部屋番号・お名前・ご用件を伺う。

2. 具体的な指示

• 鍵をなくした：お名前・物件名・部屋番号・今いる場所を伺う。鍵を開けることと、暗証番号やキーボックスの番号をお伝えすることはしない。提携の鍵業者のご案内と費用は、担当者からご連絡する旨をお伝えする。
• 設備の故障：どの設備か（給湯器・エアコン・トイレなど）、いつからか、メーカー名が分かればそれも伺う。
• 騒音のご相談：いつ頃、どの部屋の方向からかを伺う。相手の部屋への連絡は担当者が判断する旨をお伝えする。
• 解約のお申し出：HPの解約のお手続きの場所をお伝えする。解約日や精算は担当者からご案内する。
• ごみの出し方・家賃の振込日：管理画面に入れた入居のしおりの内容どおりにお答えする。

3. エスカレーションルール

• 部屋に入れない・水が止まらない・火災報知器が鳴っている：営業時間内は担当者へ取次転送。夜と休日は当番の担当者と緊急連絡先の全員へ知らせる。
• 煙が出ている・ガスのにおいがする：119番への通報、またはガス会社への連絡をお伝えし、同時に緊急連絡先の全員へ知らせる。
• オーナーからの電話：担当の営業の通知先へ振り分ける。営業時間内は取次転送。
• 仲介会社からの申し込みの連絡：募集の担当へすぐ知らせる。

SOPHIAの仕組み：会話は3つの層でできています

1. 製品アルゴリズム：受付の会話のルールと話し方の基本です。お名前の確かめ方、電話番号の復唱、連絡先を必ず伺うことなど、全てのアカウントに共通する決まりがここにあります。
2. 御社の設定：受付時間、ご案内する内容、急ぎの電話の基準、取次先や通知先など、御社ごとの方針を入れる層です。
3. トークスクリプト：設定をもとに、場面ごとに実際に話す台本です。管理画面から、御社がいつでも直せます。

賃貸管理会社で特に効く、製品アルゴリズムの決まりを5つ挙げます。

1. お名前は「◯◯様でございますね」と確かめ、お客様の返事を待ってから次に進みます。
2. 電話番号は3桁・4桁・4桁に区切って復唱し、お客様の「はい」を受けてから確定として記録します。
3. お名前とご連絡先は必ず伺います。お名前をはっきり断られた時だけ、以後は「お客様」とお呼びして聞き取りを続けます。
4. 事実として話してよいのは、トークスクリプト・管理画面に登録した情報・お客様がその通話でおっしゃったことの三つだけです。HPに載せている内容も、管理画面に入れておけば、その範囲でお答えします。契約の内容を推測で言いません。
5. 費用の負担、鍵を開けること、契約の条件は、確約しません。担当者からのご連絡に回します。

よくある質問

賃貸管理会社の電話を、AIに任せても大丈夫ですか？

任せられます。SOPHIAは入居者・オーナー・仲介会社・協力会社を聞き分け、物件名と部屋番号をそろえて担当へ届けます。急ぎの電話は当番と緊急連絡先へ知らせます。判断は担当者が行います。

夜に「鍵をなくした」と電話が来たら、どうなりますか？

物件名・部屋番号・お名前・今いる場所を伺い、当番の担当者へすぐ知らせます。鍵を開けることや暗証番号をお伝えすることはしません。

入居者向けの番号と、オーナー向けの番号を分けて使えますか？

使えます。どちらの番号も一つのSOPHIAへ転送し、入居者様かオーナー様かを会話の中で伺って、ご用件に応じて通知の届け先を振り分けます。

募集中の部屋の空きを、仲介会社に答えられますか？

御社が設定に入れた募集中の部屋の情報の範囲でお答えします。申し込みの状況のように日々変わることは、担当者からのご連絡に回します。

解約の電話は、どうなりますか？

御社の決まった手続きの場所をお伝えし、お申し出があったことを担当者へ知らせます。解約日や精算は担当者からご案内します。

外国籍の入居者の電話は、受けられますか？

受けられます。SOPHIAは22言語に対応しており、要約は日本語でお手元に届きます。

料金はいくらですか？

月額39,800円（130件まで・税込）から、初期費用は0円です。最低利用期間・解約金はありません。全プランの料金は下の表のとおりです。

導入まで、どれくらいかかりますか？

無料トライアルのお申し込みで7つの質問にお答えいただくと、御社仕様に設定したSOPHIAを、回答から1〜2営業日でお渡しします。

AI受付を選ぶ時に、確かめたい8つのこと

1. 料金が公開されているか：SOPHIAは全プランの料金を公開しています。
2. 初期費用と最低契約期間：初期費用0円、最低利用期間・解約金はありません。1ヶ月ごとの自動更新です。
3. 契約前に、実際に会話して試せるか：03-6899-5243でいつでも話し方を確かめられ、2週間の無料トライアルもあります。
4. 利用開始までの日数：トライアルは、7つの質問への回答から1〜2営業日でお渡しします。
5. 台本を誰が管理するか：台本は御社のものです。管理画面から、いつでも御社で直せます。
6. 自社の既存ツールと連携できるか：Googleカレンダー、kintone、Slack、Chatworkと連携できます。
7. 通話後の情報の届け先：メール、SMS、Slack、Chatworkに届きます。メールとSMSは、受電の結果や言葉ごとに届け先を振り分けられます。kintoneには、顧客と通話の履歴を記録できます。
8. 通話を人へ転送する機能があるか：取次転送で、用件をお伝えしたうえで担当者へおつなぎします。

8つの基準の詳しい説明は、AI受付の選び方ガイドにまとめています。

SOPHIAの料金プラン

• 初期費用は全プラン0円です。
• 月間受電を超えた分も受付は止めず、超過料金を翌月にご請求します。
• 取次転送でおつなぎできたお電話は、2件分として数えます。
• 録音・文字起こし・要約、通知の振り分け、カレンダー連携、多言語対応は、全プラン共通です。
• 1ヶ月ごとの自動更新で、最低利用期間・解約金はありません。
• 適格請求書（インボイス）を発行します。

料金と仕様は2026年11月時点のものです。

SOPHIAの基本情報

2週間無料トライアル

7つの質問にお答えいただくだけで、御社の管理物件と受付の時間に合わせて設定したSOPHIAを、専用の03番号付きでお渡しします。今の番号からの転送でもお試しいただけます。お支払い情報の登録は要りません。期間中の設定の調整は、何度でも無償です。

2週間無料トライアルのお申し込み

SOPHIAのある電話の風景は、CM「かけがえのない時間」でご覧いただけます。 CM「かけがえのない時間」

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出典

1. 「【詳細版】賃貸住宅管理業者等への全国立入検査結果（令和7年度）」（国土交通省、2026年6月5日）https://www.mlit.go.jp/report/press/content/002004977.pdf
2. 「団体の活動紹介 日本賃貸住宅管理協会」（東京都 住宅政策本部の分科会資料。民間借家・委託管理の戸数は国土交通省「賃貸住宅市場の実態調査」より）https://www.juutakuseisaku1.metro.tokyo.lg.jp/syoene_saienejuutakuplatform/platform_06/doc/r70704_1.pdf
3. 「賃貸住宅管理業に関する主な検討事項（案）」（国土交通省、資料4。令和5年度 賃貸住宅管理業等に関する実態調査の結果を含む）https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/const/content/001908586.pdf
4. 株式会社TOKAIの夜間・休日サポートシステムの会員向け案内（全国不動産協会東京都本部の掲載資料、2021年5月）https://tokyo.zennichi.or.jp/cms/wp-content/themes/zennichi/assets/file/210525_TOKAI.pdf
5. 「人手不足に対する企業の動向調査（2026年7月）」（株式会社帝国データバンク、2026年8月17日公表）https://www.tdb.co.jp/report/economic/20260817-laborshortage202607/
6. 「時間外労働の上限規制」（厚生労働省）https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/overtime.html
7. 「労働基準関係法制研究会 報告書」（厚生労働省、2025年1月）https://www.mhlw.go.jp/content/11402000/001370269.pdf
8. 「2026年度の地域別最低賃金改定」（労働政策研究・研修機構）https://www.jil.go.jp/kokunai/blt/backnumber/2026/10/special_03.html
9. 「電話代行サービスの料金相場とおすすめ7社比較」（PRONIアイミツ）https://imitsu.jp/cost/customer-service/article/phone-agency
10. 「コールセンター運営の費用相場は？」（PRONIアイミツ）https://imitsu.jp/cost/customer-service/
11. 「IVR（自動音声応答システム）の費用相場」（BOXIL）https://boxil.jp/mag/a8430/